Panduan Penulisan dan Contoh Notulen Rapat, Catat!

Seperti apa contoh notulen rapat yang lengkap dan informatif?

Acara rapat biasanya menghasilkan sebuah kesepakatan tertentu, lalu dituang dalam notulen rapat.

Notulen merupakan catatan yang biasanya dibuat saat meeting di sekolah, perusahaan, maupun instansi pemerintahan.

Meskipun terkesan formal, notulen juga bisa dibuat saat diskusi biasa bersama teman hingga kerja kelompok, lho!

Faktanya, penting untuk menulis notulen dengan format yang benar sehingga isinya tidak acak-acakan dan tetap informatif.

Untuk tahu seperti apa contoh notulen rapat yang baik dan benar, yuk simak ulasan lengkapnya berikut ini!

Baca Juga: 12 Tanda Butuh Liburan Akibat Pekerjaan, Yuk Tengok!

Apa Itu Notulen?

Notulen atau meeting minutes adalah catatan tertulis yang berisi tentang hasil diskusi dalam sebuah pertemuan.

Istilah meeting minutes tidak mengacu pada berapa lama rapat diadakan, melainkan diambil dari Bahasa Latin “minuta scriptura” yang artinya catatan kecil.

Catatan ini berisi informasi-informasi penting, seperti pembahasan masalah dan hasil diskusi dalam meeting.

Dengan membuat catatan seperti ini, rapat bisa berjalan lebih efektif dan efisien dari segi waktu.

Selain itu, diskusi yang berlangsung juga menjadi lebih terarah dan terkontrol sehingga meminimalisir pengulangan pembahasan.

Fungsi notulen juga bisa menjadi acuan untuk mencegah kesalahpahaman anggota meeting dalam mengartikan suatu keputusan yang telah dibuat.

Dengan begitu, mereka bisa mengklarifikasi kembali keputusan tersebut dan menjelaskan poin pembahasannya.

Jika semua anggota rapat mengerti dengan isi notulen, mereka bisa menjalankan tugas-tugas yang perlu dilakukan sesuai timeline.

Baca Juga: 5 Contoh Surat Lamaran Kerja Bahasa Inggris, Yuk Coba Buat!

Cara Menulis Notulen

Pada dasarnya, kerangka penulisan notulen tidak memiliki template khusus yang wajib diikuti oleh semua orang.

Justru, cara penulisan notulen disesuaikan dengan kebutuhan dalam diskusi.

Bahkan, tiap perusahaan dan instansi pemerintah biasanya memiliki template notulen sendiri sesuai standar masing-masing.

Kendati demikian, ada beberapa hal yang wajib dicantumkan dalam menulis notulen supaya catatannya jelas dan informatif.

Setidaknya ada 5 hal yang wajib ditulis dalam notulen, yaitu:

1. Judul Rapat

Judul rapat wajib ditulis ketika membuat notulen untuk membedakan agenda atau divisi diadakannya rapat tersebut.

Contohnya rapat bulanan divisi Human and Resource, maka penulisan judulnya bisa ditulis “Notulen Rapat Divisi Human and Resource Oktober 2022”.

2. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Rapat

Contoh notulen rapat yang baik harus mencantumkan nama tempat dan waktu dilaksanakannya rapat.

Selain menjadi acuan waktu, poin ini juga membantu Moms untuk mengetahui berapa banyak peserta rapat yang dapat hadir.

Dengan begitu, Moms bisa memperkirakan waktu rapat yang lebih efisien di masa mendatang dengan jumlah peserta yang lengkap.

Baca Juga: 6 Cara agar Kamera Laptop Jernih saat Online Meeting

3. Nama Peserta Rapat

Nama peserta rapat wajib ditulis untuk mengetahui siapa saja yang hadir maupun absen.

Dengan begitu, hasil notulen rapat bisa dibagikan kepada mereka yang tidak hadir supaya tetap up to date dengan perkembangan rapat.

4. Tujuan Rapat

Tujuan rapat berisi tentang hal-hal yang akan didiskusikan dalam rapat tersebut. Misalnya, untuk menyusun program training bagi karyawan baru.

Jika ada beberapa hal yang akan dibahas, tulislah tujuan rapat dalam format bullet point agar lebih mudah dipahami.