15 Contoh Surat Permohonan yang Benar dan Cara Membuatnya

Apakah Moms sedang mencari contoh surat permohonan untuk diajukan kepada suatu instansi?

Memang, membuat surat permohonan tidak bisa sembarangan.

Pasalnya, ini merupakan jenis surat formal yang digunakan untuk meminta suatu hal kepada instansi atau lembaga tertentu.

Yuk, cari tahu contoh surat permohonan dan bagaimana cara membuatnya, Moms!

Baca Juga: Contoh Surat Resmi dan Bagian Penting yang Wajib Ada di Dalamnya

Definisi dan Fungsi Surat Permohonan

Sederhananya, surat permohonan merupakan dokumen formal yang digunakan untuk meminta suatu hal kepada pihak lain.

Jenis surat ini bisa dibuat oleh pribadi atau perorangan, organisasi, maupun institusi tertentu.

Seperti sifatnya yang formal dan resmi, surat permohonan harus ditulis menggunakan bahasa baku yang lugas dan tidak bertele-tele.

Berdasarkan fungsinya, surat permohonan bisa digunakan untuk berbagai kepentingan yang bersifat komersial maupun nonkomersial.

Berikut beberapa fungsi surat permohonan.

1. Mengajak pihak tertentu untuk bekerja sama
2. Memohon izin kepada pihak tertentu
3. Meminta bantuan kepada pihak tertentu

Jenis Surat Permohonan

Bila dilihat dari kepentingan pengirimnya, surat permohonan bisa dibagi menjadi 2, yakni pribadi dan resmi atau dari institusi.

1. Jenis Surat Permohonan Pribadi

Surat permohonan pribadi biasanya dibuat oleh perseorangan kepada lembaga atau institusi untuk keperluan individu.

Berikut jenis contoh surat permohonan pribadi:

• Surat izin cuti
• Surat permohonan beasiswa
• Surat permohonan perbaikan nilai
• Surat permohonan magang
• Surat permohonan dinas

2. Jenis Surat Permohonan Resmi dari Institusi

Jenis surat permohonan resmi dibuat oleh suatu institusi kepada institusi lainnya.

Beberapa contoh surat permohonan resmi, antara lain:

• Surat permohonan izin acara
• Surat permohonan kerja sama
• Surat permohonan sponsor

Format dan Isi Surat Permohonan

Setelah melihat beberapa contoh surat permohonan, Moms sedikit banyak pasti sudah mendapatkan format dan isi surat tersebut.

Nah, untuk memudahkan, ini hal-hal yang perlu Moms cantumkan dalam surat permohonan:

1. Kop atau Kepala Surat

Bila Moms diharuskan membuat surat permohonan resmi mewakili institusi tertentu, jangan lupa mencantumkan kop atau kepala surat dari lembaga yang Moms wakili.

Selain menambah kesan formal dan resmi dalam surat permohonan, penggunaan kop surat juga berfungsi memberikan informasi terkait pengirim dari dokumen tersebut.

2. Nomor Surat

Nomor surat biasanya dituliskan pada bagian awal surat, terletak di sebelah kiri bawah kop surat.

Pembubuhan nomor surat biasanya untuk memudahkan dokumentasi dan pengarsipan tiap surat-surat yang keluar maupun masuk.

3. Tempat dan Tanggal Surat

Penulisan tempat dan tanggal surat cenderung bervariasi.

Untuk surat permohonan resmi dari lembaga, tempat dan tanggal biasanya dituliskan di bagian atas sebelah kanan, tepat di bawah kop surat.

Namun, untuk surat permohonan dari pribadi, tempat dan tanggal pembuatan surat bisa dibubuhkan di bagian akhir surat.

4. Perihal dan Lampiran

Bagian ini biasanya bersifat opsional.

Untuk surat permohonan pribadi, bagian ini jarang digunakan.

Namun, untuk surat permohonan resmi dari lembaga, penulisan perihal dan lampiran biasanya berguna untuk memberitahukan gambaran singkat dari isi surat.

5. Identitas Pengirim dan Penerima

Jangan lupa membubuhkan identitas pengirim dan penerima surat, ya, Moms.

Terlebih, bila surat permohonan yang Moms buat tidak memiliki kop surat.

Bagian pengirim biasanya dituliskan di bagian isi surat, sedangkan identitas penerima biasanya berada di bawah bagian perihal dan lampiran.

6. Isi Surat

Ini merupakan bagian terpenting dari sebuah surat.

Di bagian ini, Moms bisa menuliskan informasi yang berisikan tujuan dan keperluan yang ingin disampaikan.

Sedikit catatan, pastikan untuk merangkum isi surat menjadi singkat, padat, dan tidak bertele-tele, ya, Moms.

Ini penting agar si penerima surat dapat memahami maksud dan tujuan dari surat tersebut dengan lebih cepat.

7. Tanda Tangan dan Nama Terang

Ini merupakan bagian terakhir yang ada di dalam surat permohonan.

Tuliskan nama lengkap si pengirim surat, lengkap dengan tanda tangan.

Beberapa surat permohonan resmi biasanya juga butuh dibubuhi materai.

Maka dari itu, pastikan Moms sudah paham bagaimana cara menggunakan tanda tangan materai yang sah, ya.

Baca Juga: Cara Membuat Garis Kop Surat di Word agar Lebih Profesional

Cara Membuat Surat Permohonan

Setelah mengetahui format, isi, dan contoh surat permohonan yang bisa dijadikan acuan, sekarang kita masuk ke cara membuat surat resmi.

Ini sedikit tips yang bisa Moms terapkan dalam membuat surat permohonan:

1. Sesuaikan format surat permohonan dengan tujuannya
2. Perhatikan tata letak surat permohonan dengan seksama, mana yang harus berada di sebelah kiri, di sebelah kanan, dan sebagainya.
3. Gunakan font atau jenis huruf yang resmi. Font yang biasa digunakan untuk pembuatan surat resmi adalah Times New Roman, ukuran 12.
4. Perhatikan tata bahasa dan ejaannya. Bila kurang yakin, Moms bisa kembali membuka laman KBBI daring untuk memastikan kata yang dipilih sudah baku dan tidak salah makna.
5. Cek ulang surat sebelum dikirim. Ini untuk memastikan surat yang dibuat tidak lagi ada salah ketik dan salah informasi.