Kop Surat, Ini Cara Membuatnya di Microsoft Word dan Excel

Setiap surat resmi wajib mempunyai kop surat.

Kop surat tidak hanya digunakan untuk menunjukkan identitas, tetapi juga untuk profesionalisme instansi atau lembaga sang pengirim.

Kop surat atau biasa disebut dengan kepala surat adalah bagian dari surat resmi yang letaknya berada di bagian paling atas.

Dengan adanya kop surat, penerima akan dengan mudah membedakan antara surat formal dan non formal.

Lantas, terdiri dari apa sajakah kop surat? Bagaimana langkah pembuatan kop surat yang benar?

Simak ulasan lengkapnya berikut ini, Moms!

Baca Juga: 7 Contoh Surat Permohonan yang Benar, Lengkap dengan Cara Membuatnya

Isi Kop Surat

Tidak seperti surat pribadi yang terkesan bebas, surat resmi biasanya menggunakan kop surat sebagai pendahuluannya.

Penulisan kepala surat pun tidak boleh sembarangan, Moms.

Pasalnya, bagian penting ini harus sesuai dengan format dan ketentuan yang berlaku.

Nah, isi dari kop surat tersebut terdiri dari:

1. Nama perusahaan atau instansi
2. Logo instansi atau perusahaan
3. Alamat lengkap beserta kode pos instansi atau perusahaan
4. Nomor telepon instansi atau perusahaan
5. Nomor faksimile instansi atau perusahaan
6. Alamat email dan website instansi atau perusahaan
7. Nama kantor cabang (opsional)
8. Jenis usaha

Baca Juga: Tujuan dan Komponen Surat Perjanjian Hutang Piutang agar Bebas dari Kecurangan

Fungsi Kop Surat

Selain sebagai identitas perusahaan, kepala surat juga memiliki fungsi lain, di antaranya:

1. Sebagai Pemberi Informasi

Kop surat mencantumkan informasi tentang perusahaan atau instansi pengirim surat.

Informasi yang termasuk, misalnya nama perusahaan, logo perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan juga bidang usaha.

Dengan adanya informasi tersebut, penerima surat akan dengan mudah mengetahui siapa pengirim suratnya.

Hal ini akan membantu para penerima surat, terutama yang baru pertama kali menerimanya.

2. Sebagai Alat Promosi

Kop surat memuat informasi tentang perusahaan.

Maka, secara tidak langsung, bagian surat ini juga bisa menjadi iklan atau media promosi perusahaan ke pihak luar.

Oleh sebab itu, kepala surat biasanya dibuat dengan desain dan warna yang menarik guna mencuri perhatian penerima surat.

3. Untuk Meninggalkan Kesan yang Baik

Fungsi kop surat yang selanjutnya, yakni untuk meninggalkan kesan baik pada penerima surat.

Untuk itu, perusahaan biasanya membuat kepala surat dengan tata letak, jenis tinta, dan kualitas kertas terbaik.

Hal ini tentu saja bertujuan agar penerima surat terkesan dengan surat yang ia terima dan bisa memberikan penilaian positif pada perusahaan.

Baca Juga: Mengenal SIUP, Surat Izin Usaha Perusahaan dan Cara Membuatnya

Contoh Dokumen dan Surat Resmi yang Menggunakan Kop Surat

Kop surat biasanya dicantumkan pada semua dokumen dan surat resmi yang akan dikirimkan oleh perusahaan atau instansi untuk kepentingan tertentu.

Beberapa contoh dokumen dan surat resmi yang menggunakan kop surat sebagai pendahuluannya adalah sebagai berikut:

• Surat penawaran kerja untuk calon karyawan
• Surat pemberitahuan kepada publik dari Instansi Pemerintahan
• Faktur dan surat untuk pelanggan
• Risalah rapat
• Surat penawaran kerjasama
• Surat dinas